Manajemen Proyek dan Resiko

1.      Profesi dan Sertifikasi Manajemen Proyek.

Profesi adalah suatu jurusan yang memerlukan pendidikAn dan latihan serta melibatkan kecakapan intelektual. Banyak profesi dimasyarakat yang telah diakui secara formal, seperti akuntan, ekonom, dokter, pengacara, insinyur, dan lain-lain. Profesi tersebut dibedakan satu dengan yang lain atas dasar macam pendidikan dan penguasaan disiplin ilmu dan latihan yang telah ditempuh dan diselesaikan sebelum memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sifat pelayanan profesi bervariasi. Dokter atau pengacara mempunyai kontak langsung dengan pelanggan, sedangkan insinyur atau ekonom umumnya digaji oleh badan atau perusahaan tempat mereka bekerja. Langkah penting untuk mendapat pengakuan masyarakat atas profesi adalah memiliki “lisensi” oleh otoritas atau badan resmi yang dibentuk untuk maksud tersebut. Maksud adanya lisensi ini memberi tanda bahwa pemegangnya telah kompeten dalam bidangnya. Dengan bertambah besarnya macam jasa dan produk yang dihasilkan oleh perkembangan dunia modern, tumbuh kecenderungan yang bertambah besar akan perlindungan terhadap pemakai jasa dan konsumen yang menyebabkan kompetisi, maka beberapa kalangan perkumpulan profesi telah memperkenalkan ide sertifikat sebagai salah satu jalan untuk melindungi pemakai jasa dan juga mengakui pemilik profesi.

Sertifikat umumnya dikeluarkan dan diadministrasikan oleh perkumpulan profesi yang bersangkutan atau badan pemerintah yang berwenang, setelah memenuhi berbagai macam persyaratan seperti pendidikan, pengalaman dan ujian. Umumnya masyarakat pemakai layanan tersebut menilai dan menerima status profesi dengan melihat sertifikat yang dimilikinya dari lembaga yang berwenang sebagai tanda pengakuan formal. Bila dikaji sifat dan “magnitude” peranan serta kontribusi MP dalam mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik, misalnya produk atau instalasi hasil kegiatan proyek suatu kegiatan yang berkompetisi ragam dan jumlahnya semakin meningkat sesuai dengan dimensi dan kecangihan produk yang diinginkan, maka wajarlah kalau profesi MP dikodefikasi, distandarisasi dan disertifikasi sebagaimana profesi lain tersebut di atas.

2.      yang Mempengaruhi dalam Membantu dan Memperburuk Proyek. 

    Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika Project Manager mempengaruhi orang menggunakan Keahliandan tantangan pekerjaan. Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika Project Manager terlalu bergantung pada Kewenangan, Uang, dan Hukuman.  Improving Effectiveness-Covey’s7Habits 7 kebiasaan Covey’s untuk meningkatkan efektifitas proyek :

1.      Jadilah proaktif.
2.      Mulailah dengan akhir dalam pikiran.
3.      Masukanhalpertama yang pertama.
4.      Pikirkan menang / menang.
5.      Carilah pertama untuk memahami, maka harus dipahami.
6.      Bersinergi.
7.       Mengasah melihat

3.Proses proyek Communication Management

Komunikasi Proyek Manajemen Pengetahuan daerah menyediakan link penting antara orang, gagasan,dan informasi pada semua tahap dalam siklus hidup proyek. Manajer proyek harus menghabiskan sekitar 90% dari waktu mereka berkomunikasi. Proses formal membantu dalam pengambilan keputusan dan membantu untuk mencapai proyek yang sukses.

Proses Manajemen Komunikasi Proyek adalah:  

Perencanaan Komunikasi    
Komunikasi perencanaan adalah proses memastikan kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan.  

Distribusi Informasi

Distribusi Informasi adalah proses meyakinkan para stakeholder proyek memiliki informasi yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana.

Pelaporan kinerja
Pelaporan Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi proyek kinerja termasuk pelaporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan. Proses ini terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.

Mengelola  Stakeholder

Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebihbesar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek.  Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi comunikasi proyek Anda.  Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek. Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal.Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek. Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik).

Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatapmuka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertical atau horizontal. Untuk komunikasi vertical merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.

Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain : 

1.  Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
2.  Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinyadan level detailnya 
3. Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud
4.  Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud
5.   Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi, misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst 
6. Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb 
7. Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek 
8. Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi. 
9. Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan carater baik untuk mendistribusikan informasiproyek.

 Isu penting dalam Distribusi Informasi:

1. Penggunaan teknologi 
2. Cara formal atau informal
3.  Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
4.  Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi 
5. Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
6.  Teknik menyampaikan berita “buruk”
7.  Pengaturan jumlah jalur komunikasi

 Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

Status reports yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb).

Progress reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin. 

Peramalan berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasar kanapa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan.

4. Sumber Resiko dalam suatu proyek TI

Data statistic memperlihatkan bahwa lebih banyak proyek-proyek teknologi informasi yang menemui kegagalan dari pada yang dipandang berhasil. Setidak-tidaknya ada 5 (lima) tipe kegagalan yang mendominasi kasus-kasus pelaksanaan proyek, yaitu:

1. Gagal dalam mencapai target yang diinginkan karena kesulitan dalam tahap implementasi.
2.  Kebutuhan akan biaya implementasi yang jauh lebih besar dari pada yang telah dianggarkan dan dialokasikan sebelumnya.
3. Waktu implementasi yang jauh lebih lama dari pada yang direncanakan dan diperkirakan.
4.  Kinerja sistem yang secara teknis jauh dari pada yang diharapkan.
   
5. Sistem yang tidak kompatibel dengan pilihan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada.
   

Dalam salah satu teorinya Warran Mc Farlan menyatakan bahwa paling tidak ada tiga dimensi yang secara langsung berpengaruh terhadap tingkat resiko pelaksanaan proyek system informasi (Applegate et.al., 1999):

1. Ukuran dan Batasan Proyek, dimana semakin besar ukuran proyek akan semakin besar resiko yang harus dihadapi. Besarnya ukuran sebuah proyek tidak saja ditentukan oleh banyaknya sumberdaya yang terlibat (finansial, manusia, peralatan, dsb.), namun tergantung pula lama nya proyek tersebut dilaksanakan (mulai dari tahap perencanaan sampai dengan implementasi).
   
2. Penguasaan Teknologi, dimana semakin tinggi kompetensi dan keahlian para anggota proyek terhadap teknologi yang dipergunakan dalam proyek, akan semakin kecil resiko yang harus dihadapi. Pengalaman dalam mengerjakan penugasan sejenis merupakan salah satu karakteristik yang harus dimiliki oleh tim pelaksana proyek. Di sisilain, tingkat kecanggihan teknologi juga secara langsung mempengaruhi resiko proyek yang dilaksanakan. Dengan kata lain, semakin melibatkan teknologi tinggi (state-of-the-art) biasanya akan semakin meningkatkan resiko yang ada. 
3. Struktur Proyek, Merupakan dimensi yang paling kritikal, yang merupakan cirri khusus proyek-proyek system dan teknologi informasi. Sebuah proyek system informasi dikatakan memiliki struktur apabila target output yang ingin dihasilkan tidak berubah sejalan dengan dinamika lingkungan dimana sistemi nformasi tersebut berada. Sebaliknya, sebuah proyek system informasi dikatakan tidak memiliki struktur apabila target output yang ingin dihasilkan sangat bergantung dengan lingkungan dimana system informasi tersebut berada; sedikit perubahan pada komponen lingkungan,  akan mengakibatkan perubahan pada beberapa aspek pelaksanaan proyek. Tentu saja semakin terstruktur sebuahproyek,  akan semakin memperkecil resiko yang dihadapi.

.    5.Rangkuman Materi 12 kelompok

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan – pengelolaan lingkup kerja, biaya ,waktu, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek.

Konteks manajemen proyek TI yaitu mengendalikan tiga aspek dari proyek TI yakni produk yang dihasilkan, waktu, dan biaya. Produk yang dihasilkan proyek TI dipatok mempunyai fitur sesuai rancangan, memenuhi batasan performance yang telah ditetapkan dan mudah pemeliharaannya. “Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan dengan tingkat keberhasilan yang dapat ditolerir dan menghabiskan biaya sesuai dengan anggaran.

  

Manajemen proyek terdapat 5 grup proses :

1. Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek
2. Perencanaan Proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.
3. Eksekusi yaitu mengintegrasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan.
4. Kontrol : mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
5. Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek

Hubungan antara Grup proses dan area Knowledge

Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses

Manajemen Integrasi Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan benar. Ini meliputi membuat pilihan antara tujuan dan alternatif  untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan stakeholder. Sementara semua proses manajemen proyek yang integratif sampai batas tertentu, proses yang dijelaskan dalam bab ini merupakan integratif yang utama

1.  Pembangunan Rencana Proyek - mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana proyek agar konsisten, dokumen yang jelas.
2. Pelaksanaan Rencana Proyek - melaksanakan rencana proyek dengan melakukan kegiatan yang termasuk didalamnya.
3. Control Perubahan Terintegrasi - mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek.

Ruang lingkup manajemen.

Lingkungan Luar (Eksternal) terdiri dari :   

1. Lingkungan Umum, meliputi ekonomi, politik, hukum, sosio cultural (budaya), teknologi, dimensi   internasional (seperti globalisasi dan paham ekonomi), dan kondisi lingkungan alam.
2. Lingkungan Khusus (Tugas), meliputi pemilik (stockholder), customer, klien, pemasok (suplier), pesaing, suplai tenaga kerja, badan pemerintah, lembaga keuangan, media, dan serikat pekerja.

Lingkungan Dalam (Internal) terdiri dari :

1. Manusia (specialized dan manajerial personal). 
2. Financial (sumber, alokasi, dan contol dana).
3. Fisik (gedung, kantor, dll). 
4. Sistem dan Teknologi. 
5. Sistem Nilai dan Budaya Organisasi. 

Manajemen Waktu

adalah kemampuan untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya (yang terbatas) untuk mencapai tujuan yang kita kehendaki. Untuk dapat memanajemen waktu yang tepat, kita harus cermat dalam mengatur porsi baik untuk beribadah (untuk Tuhan), untuk diri sendiri, untuk bekerja, bahkan untuk kegiatan sosial yang lain.

Untuk mengatur waktu kita dapat menggunakan cara – cara berikut        :

1. Buatlah rencana harian .
2. Diawali dengan menentukan prioritas a. Penting mendesak b. Penting tidak mendesak c.  Mendesak tidak penting d. Tidak penting, tidak mendesak
3. Batasi waktu setiap pekerjaan
4. Gunakan kalender dan tulislah semua pekerjaan .
5. Deadline
6.  Belajar berkata tidak.
7. Tentukan target lebih awal.
8. Atur reminder sebelumnya .
9. Fokus .

Manajemen Biaya 

adalah sistem yang didesain untuk menyediakan informasi bagi manajemen untuk pengidentifikasian peluang-peluang penyempurnaan, perencanaan strategi, dan pembuatan keputusan operasional mengenai pengadaan dan penggunaan suber-sumber yang diperlukan oleh organisasi. Sistem manajemen biaya terdiri atas semua alat-alat, teknik-teknik, dan metode-metode yang secara bersama-sama membentuk suatu sistem manajemen biaya. Sistem manajemen biaya terintegrasi menunjukkan adanya saling hubungan dengan elemen-elemen sistem lainnya yaitu :

1. Sistem desain dan pengembangan.
2. Sistem pembelian dan produksi.
3. Sistem pelayanan konsumen, dan,
4. Sistem pemasaran dan distribusi.

Pengertian Manajemen Kualitas 

adalah sekumpulan kegiatan manajerial  seperti merencanakan kualitas, mengorganisasi kualitas, mengkoordinasi kualitas, mengendalikan dan mengevaluasi kualitas yang dilakukan oleh setiap fungsi manajemen yang ada dalam organisasi untuk meningkatkan kinerja dalam artian kualitas kerja. Sekumpulan kegiatan baru dapat dikatakan sebagai manajemen kualitas bila manajemen puncak menjadikan kualitas sebagai sasaran dalam rencana bisnis dan menjabarkannya dalam sasaran dan rencana tahunan yang tersosialisasi sampai tingkat pengambil tindakan.

MSDM 

adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.[1]MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis.[butuh rujukan] Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dan lain-lain.

Manajemen komunikasi 
adalah proses timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyaluntuk memberi informasi, membujuk atau memberi perintah, berdasarkan makna yangsama dan dikondisikan oleh konteks hubungan para para komunikator dan kontekssosialnya.

Komunikasi efektif adalah :

1. Pemberi dan penerima pesan berpandangan sama.
2. Pemberi dan penerima pesan dapat membuka percakapan selanjutnya.
3. Pemberi dan penerima pesan saling mengerti dan memahami.
4. Suasana saat berkomunikasi hangat dan akrab.

Manajemen resiko

adalah suatu sistem pengawasan risiko dan perlindungan harta benda, hak milik dan keuntungan badan usaha atau perorangan atas kemungkinan timbulnya kerugian karena adanya suatu risiko.

Manajemen Pengadaan 

adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.

tahapan Manajemen Pengadaan

Tahapan Manajemen Pengadaan

Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan,Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.

1. Perencanaan kontrak kerja sama  
2. Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW. 
3. Permintaan respon dari distributor  
4. Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual 
5. Memilih Distributor
6.  Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi 
7. Administrasi kontrak kerja sama.
8.  Formalisasi pernyataan kerja sama. 
9. Penutupan Kontrak   

Rencana Manajemen Pengadaan (Rencana Pengadaan, Alat dan Teknik)

Informasi yang terkandung di dalamnya : 

1. Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi.
2. Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan ( mis RFP, SOW,dsb).
3. Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier
4. Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
5. Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat mengevaluasi penjual/distributor. 
6. Saran dalam mengelola multiple providers.
7.  Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan.
8. Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan.
9. Waktu terawal untuk belanja.
10. Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan.
11. Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier. 

l

Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.

Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan

1. Make or Buy Analysis 
2. Expert Judgement
3.  Types of Contract
4.  Procurement Management Plan  
5. Contract Statement of Work ( SOW)

Referensi :

http://modulmakalah.blogspot.co.id/2016/04/konsep-dan-pemikiran-manajemen-proyek.html

http://iampi.org/archives/65

http://alvian0612.blogspot.co.id/2011/11/project-human-resource-management.html

http://dhedecrow.blogspot.co.id/2011/11/pengertian-dan-jenis-resiko-dalam.html
wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/36560/Manajemen-Pro-IT.pdf
http://alvian0612.blogspot.co.id/2011/11/project-human-resource-management.html 

http://iampi.org/archives/65